Avainsana-arkisto: kapulakieli

Supistetun ajan toiminnan maksukäytännöt

geralt

Kuva: geralt (pixabay.com)

Kotimaisten kielten keskus on tehnyt vuosien ajan loistavaa työtä saadakseen viranomaisteksteistä ymmärrettävämpiä. Valitettavasti Kotuksen ohjeet eivät ole vielä saavuttaneet kaikkia kaupunkeja – esimerkiksi jotkut kotikaupunkini viranomaisista näyttävät olevan autuaan tietämättömiä virkakielen karikoista. Tänään sain “varhaiskasvatuksen asiakasperheille” suunnatun kirjeen, jonka monimutkaisuus on vertaansa vailla. Virkamiehen huoneentaulun innoittamana olen listannut muutamia vinkkejä, joiden avulla kirjeestä saisi ymmärrettävämmän, selkeämmän ja vuorovaikutteisemman.

Miksi teksti tehdään?

Kirjoittajan pitää aina miettiä tekstinsä tarkoitus. Jos haluaa saada vastaanottajan tekemään jotakin, on annettava selkeitä ohjeita. Saamassani kirjeessä –  joka ilmeisesti on tarkoitettu ohjeistavaksi – ei ole yhtäkään käskymuodossa olevaa tee näin -lausetta. Sen sijaan kirje vilisee hämäriä passiivirakenteita, joissa kerrotaan “asiakasmaksun perusteena olevan tuntiportaan määräytymisestä”. Lisäksi kirjeessä käytetään etäännyttävää kolmatta persoonaa: “huoltaja varaa…”, “huoltajan tekemä hoitoaikailmoitus…” sen sijaan, että puhuteltaisiin vastaanottajaa suoraan (varaa, ilmoita, tee).

Lainaus kirjeestä:
“porras varataan koko toimintavuodeksi 1.8. – 31.7. Kuukausittaista tuntiporrasta voidaan kuitenkin tarkistaa ajalle 1.1.-31.7, mikäli huoltaja ilmoittaa muutoksesta 15.12. mennessä.”
“Ohjelmassa on mahdollista ilmoittaa vanhempien työstä, opiskelusta tai muista järjestelyistä johtuva lapsen säännöllinen vapaapäivä, jolloin lapsi ei käytä ko. päivänä lainkaan varhaiskasvatuspalvelua. Tällainen päivä merkitään ohjelmaan ennalta sovittuna vapaapäivänä, eikä päivä kuluta lapselle varattuja hoitotunteja.”

Muokattu ehdotus:
Y:n kaupunki on alkanut käyttää uutta hoitoaikajärjestelmää. Tässä kirjeessä saat ohjeet siitä, miten järjestelmä toimii.
1) Kirjaudu hoitoaikajärjestelmään osoitteessa XXX.fi.
2) Täytä hoitoaikalomake  joka kuukauden X päivään mennessä.
3) Ilmoita lomakkeella myös ne päivät, jolloin lapsenne ei tarvitse hoitoa.
jne.

Kenelle teksti on suunnattu?

Tekstin sanasto pitää valita sen mukaan, kenelle teksti on suunnattu. Monet kirjeessä vilisevät sanat (kuten “hoitoaikaperusteinen”, “tuntiporras”, “hoitoaikaporras” tai “maksuporras”) saattavat olla viranomaisille täysin selviä, kun taas tavallinen lukija putoaa portailta aika nopeasti. Huomiota herättävät myös kirjeen kapulakieliset ilmaukset. Sen sijaan, että puhuttaisiin hoidossa olevasta lapsesta, puhutaankin “varhaiskasvatuspalveluita käyttävästä lapsesta”. Viranomaisen näkökulmasta teksti saattaa tuntua neutraalilta, mutta lukijalle kirje herättää etäisen ja tylyn sävyn (“mahdollisia käyttämättä jääneitä tunteja ei hyvitetä”). Asiallinen teksti ottaa huomioon vastaanottajan näkökulman. Koska kyseessä on kirje, olisi tekstissä voinut hyödyntää kirjeelle tyypillisiä rakenteita. Mukana olisi voinut olla alku- ja lopputervehdys sekä suoria persoonallisia viittauksia vanhempien elämäntilanteeseen, esim.

Aloitus:
Tervehdys täältä varhaiskasvatusvirastosta!

Lapsenne on syksyllä mukana päiväkodissa/esikoulussa. Jotta hoitopäivät sujuisivat perheenne kannalta mahdollisimman sujuvasti, olemme koonneet tähän kirjeeseen ohjeita…

 Lopetus
Mukavaa syksyn jatkoa!

Mitä tekstistä voisi jättää pois?

Kirjeen teksti vaikuttaa enemmän muistilistalta viranomaiselle itselleen kuin ohjeistukselta vanhemmille. Taustatiedot ja asioiden väliset kytkennät eivät käy ilmi, vaan teksti poukkoilee hämmentävän epäloogisesti aiheesta toiseen. Lisäksi kirjeessä annetaan vastaanottajan näkökulmasta ylimääräistä tai peräti turhaa tietoa ammattislangilla, jonka merkitys ei aukea tavalliselle lukijalle. Esimerkiksi keskellä kirjettä on kolmen rivin mittainen kappale, jossa kerrotaan “sijoituspäätöksestä” ja “ohjelmasta” ilman, että kumpaakaan käsitettä on mainittu kertaakaan aiemmin.

Lainaus kirjeestä:
“Jos lapsen sijoituspäätös alkaa kuluvaa kuukautta seuraavan kuukauden puolella, on ohjelmassa siirryttävä ko. kuukauteen näytön oikeassa ylälaidassa olevaa nuolta klikkaamalla. Muuten näytöllä on näkyvissä teksti, ettei tietoja löydy.”

Puhutaanko tässä nyt lastensuojeluun liittyvästä sijoituksesta vai normaalista päiväkotipaikasta? Entä mistä löytyy mystinen ohjelma, joka väärän klikkauksen jälkeen ilmoittaa, “ettei tietoja löydy”?

Hyvä perusohje viranomaiselle on: lyhennä aina, kun voit. Usein havainnolliset kaaviot, kuviot ja luettelot toimivat paremmin kuin pitkät sanalliset selvitykset.

***

Hyvä viranomaisteksti on selkeä, ymmärrettävä ja tilanteeseen sopiva. Lisäksi se ottaa lukijan huomioon niin, että viranomaistekstin luettuaan lukija tietää, mitä tehdä. Luulenpa, että “varhaiskasvatuksen asiakasperheistä” yksikään ei tämän kirjeen luettuaan tiedä, mitä häneltä odotetaan.

Kafkamainen kysely

ICNAGIOLEO_tytto_opiskelee

Kuva. ICNAGIOLEO (freeimages.com)

Kotikaupungissani harkitaan parhaillaan kuntaliitosta. Eräs blogini lukija kannusti myös Kielikuraattoria vastaamaan kuntaliitosta varten tehtävään asukaskyselyyn, sillä virkakielimäisyydessään ja absurdiudessaan se on jälleen yksi esimerkki siitä, miten käy, kun kyselyjä laaditaan jostain muusta kuin vastaajan näkökulmasta.

Kyselyn tiedotteessa kuntalaisia ohjeistetaan seuraavasti:
”Kysely koostuu väittämistä, jotka pohjautuvat palveluja koskeviin raportteihin sekä valmisteilla olevaan yhdistymissopimukseen. Kuntalaisilta pyydetään näkemystä, miten he arvioivat väittämien toteutuvan tulevaisuudessa.”
Tämä on jo melko haastavaa. Tulossa ei siis ole yhtään mitä mieltä olet siitä, että… tai mikä sinua eniten arveluttaa, jos… -tyyppisiä mielipidekysymyksiä, vaan aitoja väittämiä, joihin pitäisi osata ottaa kantaa ilman, että on päässyt itse ensin lukemaan niitä raportteja, joihin väitteet perustuvat. Hankalaa on sekin, että kaikkiin väittämiin pitää osata valita jokin vaihtoehdoista täysin samaa mieltä, jokseenkin samaa mieltä, jokseenkin eri mieltä tai täysin eri mieltä. Mihinkään ei voi vastata en osaa sanoa – vaikka luulisin, että aika moni vastaajista joutuisi rehellisyyden nimissä ruksaamaan juuri tuon kohdan.

Kyselyn tarkoituksena on tiedottaa valtuutettuja kuntalaisten mielipiteistä. Se vain on kummallista, että yksikään väittämä ei ole sellainen, jossa kartoitettaisiin ihmisten pelkoja ja huolia tai kyseltäisiin tavallisen kuntalaisen odotuksista. Kaikkia kyselyn väitteitä yhdistää yltiöpositiivisuus. Mistään negatiivisesta väitteestä en pääse olemaan samaa tai eri mieltä, vaan kaikki näkemykseni pitää suhteuttaa tuohon positiiviseen muutosuskoon, jonka turvin kuntaliitos lisää kustannustehokkuutta, vahvistaa elinvoimaisuutta, parantaa palveluiden laatua, kunnan vetovoimaisuutta ja imagoa, ja tuo kaikki palvelut yhtä lähelle kaikkia kuntalaisia – vaikka kunnan pinta-ala yli kolminkertaistuisi.

Vastaamista vaikeuttaa se, että jotkut väittämät ovat liian epämääräisiä, esim. ”uuden kaupungin palveluiden laatu paranee”, tai niin kapulakielisiä, että niitä on vaikea ymmärtää edes kyselyn antaman selityksen kanssa, esim. ”Uuden kaupungin työpaikkaomavaraisuus lisääntyy. Tämä tarkoittaa uuden kaupungin työssäkäyvän väestön osuutta sen työpaikoista.” ”Työpaikkaomavaraisuuden” lisäksi kyselystä löytyy muitakin ilmauksia, jotka tuskin kuuluvat tavallisen kuntalaisen aktiiviseen sanavarastoon, esim. ”samansisältöinen palveluvalikoima”.

Kaikkein paras laatikko on viimeisenä oleva vapaille kommenteille varattu laatikko. Jaksan vastata siihenkin, mutta vähän pessimistisenä, sillä 14 yltiöpositiivisen väittämän jälkeen olen jo valmiiksi ”jokseenkin eri mieltä” kyselyn kanssa kaikesta.

SOTE-uudistus ja kutsu näytteenottoon

Kuva: 123dan321 (freeimages.com)

Kuva: 123dan321 (freeimages.com)

Mitä siitä seuraa, kun neljä kaupunkia yhdistää laboratoriopalvelunsa? Ainakin kummallista epäkieltä, jonka tulkintaan tarvitaan lääketieteen lisensiaatin tai vähintäänkin bioanalyytikon koulutus. (Vai riittävätkö nekään?)

Ohessa eräästä keskussairaalasta potilaalle lähetetty ”kutsu”. Lue ja kauhistu.

LABORATORIOAJANVARAUS
Y:n keskussairaala
Y Sisätautien pkl

PEKKA POTILAS 111375-113R

Pyydämme Teitä käymään laboratorion näytteenotossa

Käykää laboratoriossa ennen keskiviikko 17.12.14 klo 0:00

Saapukaa laboratorioon hyvissä ajoin koska ennen näytteenottoa pitäisi istua 15 min.

Ottakaa tämä kutsu mukaanne tullessanne laboratorioon.

Mikäli Teille on tässä kirjeessä ilmoitettu aika laboratorion näytteenottoon eikä kyseinen aika Teille sovi, ottakaa yhteys Teitä hoitavaan yksikköön ajan muuttamista varten. Hoitavan yksikön puhelinnumero löytyy kutsukirjeestä. Laboratorion ajanvarauksessa tätä aikaa ei pystytä muuttamaan.

Jos tässä ohjeessa lukee ”Käykää laboratoriossa ennen…”, Teillä ei ole silloin varattua aikaa. Voitte halutessanne varata ajan itsellenne internetissä www.varaa_aika.fi tai puhelimitse 12345678 ma –pe 8–16.

Voitte käydä kokeissa myös aikaa varaamatta haluamassanne näytteenottopaikassa X:n, Y:n, Z:n tai Q:n sairaaloissa tai terveyskeskuksissa. X:n ja Y:n näytteenotoissa ilman ajanvarausta tulevia potilaita palvellaan vuoronumerojärjestelmää käyttäen. Internet-ajanvarausjärjestelmä ei ole käytössä Z:n eikä Q:n laboratorioissa. Z:n näytteenottoihin on aina varattava aika, puhelinnumero Z:aan on 2345678.

Tällä käynnillä otettavat laboratoriotutkimukset:
3696 B -TVK
[x 17 eri koodia, joita en kopioinut tähän]

Aamunäytteenotto klo 7.00 – 10.00.
Näytteenottoaamuna ottakaa lääkkeenne vasta näytteenoton jälkeen.
Varautukaa riisumaan yläruumiinne ja nilkkanne paljaaksi EKG-rekisteröintiä varten.
Olkaa virtsaamatta 4 – 6 tuntia ennen näytteenottoa.

******

Kielikuraattori kommentoi:
Kutsun otsikkona on ”laboratorioajanvaraus”. Tämä on sinänsä käypä otsikko, mutta lähestyy asiaa sairaalan näkökulmasta. Asiakkaan eli potilaan näkökulmasta tämä on kutsu, siksi suosittelen otsikoksi Kutsu laboratorioon näytteenottoon.

Teksti alkaa kohteliaalla pyynnöllä Pyydämme Teitä käymään… Hienoa! Tämän jälkeen kuitenkin alkavat tekstin ongelmat. Kohteliaan pyynnön jälkeen esitetään lihavoitu käsky aivan kuin kirjoittaja vaihtuisi kesken kaiken: Käykää laboratoriossa ennen keskiviikko 17.12.14 klo 0:00. Ajanilmaus jätetään taivuttamatta (samoin tekevät maahanmuuttajaopiskelijani suomen kielen alkeiskurssin ensimmäisellä tunnilla) ja kellonaikakin 0:00 herättää kysymyksiä: voisiko laboratoriossa muka käydä vielä klo 23.45?

Kappale, joka alkaa ilmauksella Mikäli Teille on tässä kirjeessä ilmoitettu aika laboratorion näytteenottoon… saa lukijan jälleen ymmälleen. Onko tässä nyt taas uusi kirjoittaja, joka ei tiedä, mitä edellä on kirjoitettu? Ja minkä vuoksi ei tiedä? Samassa kappaleessa asiakasta kehotetaan ottamaan yhteyttä Teitä hoitavaan yksikköön ja kerrotaan, että yksikön puhelinnumero löytyy kutsukirjeestä. Taloudellisempaa ja asiakasystävällisempää olisi kertoa hoitavan yksikön nimi ja puhelinnumero tässä. Nyt asiakas joutuu pyörittelemään papereita löytääkseen oikean yksikön ja puhelinnumeron.

Viidennen kappaleen sekava aloitus Jos tässä ohjeessa lukee ”Käykää laboratoriossa ennen…” ei oikeastaan enää hämmästytä. Tässä on nyt ilmeisesti neljäs kirjoittaja, joka ei jostain syystä pääse tarkistamaan, mitä edellä on kirjoitettu ja mitä ei.

Ohjeistus siitä, missä näytteenottopaikoissa potilas voi käydä, missä on vuoronumeroita, missä ei ole internet-ajanvarausjärjestelmää ja mihin on soitettava suoraan, voittaa sekavuudessaan ja epäjohdonmukaisuudessaan jopa verottajan ohjeet.

Tutkimusten numerokoodien (eri koodeja on peräti 17 kpl, onko potilaan tosiaan saatava tieto näistä kaikista tässä?) jälkeen seuraa jälleen yllättävä tieto: Aamunäytteenotto klo 7.00 –10.00. Nyt viimeistään on selvää, että labroratorioon EI pääse klo 23.45, vaikka kutsun alussa oleva aika 0:00 vihjasi tähänkin mahdollisuuteen. Laboratorioon pääsee siis vain aamulla, asia selvä.

Lopuksi annetaan ainakin itselleni mahdoton tehtävä: Olkaa virtsaamatta 4–6 tuntia ennen näytteenottoa. Aamupissalla ei siis saa käydä? Kääk! (Oikeasti potilas voi hakea etukäteen laboratoriosta purkin ja tulla täytetty pissapurkki mukanaan labraan, jolloin kaikilla on vähän mukavampaa. Se vain ihmetyttää, ettei tätä mahdollisuutta mainita tässä.)

Onnittelen sitä potilasta, joka tällaisen kutsun saatuaan päätyy oikeaan aikaan oikeaan paikkaan niin, että pissakin päätyy purkkiin eikä housuihin!

Kielenhuoltoa, osa 2

Kuva: EK

Kuva: EK

Tässä toinen osa postaukseeni aloittelevan kirjoittajan tyypillisimmistä virheistä. Kirjoitus perustuu puhtaasti omiin havaintoihini.

1. Sananvalinta ja asiatyyli 

Hyvä asiatyyli on neutraalia, johdonmukaista ja havainnollista. Puhekieliset ilmaukset eivät kuulu asiatyyliin. Seuraavat esimerkit puhukoot puolestaan.

ALKUPERÄINEN TEKSTI:
Ikääntyvä väestö on kokonsa puolesta myös tulevaisuudessa pitkäikäisempää ja jo elinajan ennusteen perusteella vanhuspalveluiden asiakkaita nykyistä pidempään.
MUOKATTU TEKSTI:
Elinajanodotteen perusteella väestö elää tulevaisuudessa entistä kauemmin ja tarvitsee myös vanhuspalveluita nykyistä pidempään.

ALKUPERÄINEN TEKSTI:
Kolmannen sektorin työt ovat usein pienempien yhdistysten pyörittämiä, jolloin sosionomit tekevät paljon myös yhdistyksen pyörittämiseen liittyviä töitä.
MUOKATTU TEKSTI:
Kolmannella sektorilla sosionomeja työllistävät erityisesti pienet yhdistykset, joten sosionomit saattavat tehdä myös erilaisia yhdistysten hallintoon liittyviä töitä.

Joskus opiskelijat protestoivat neutraalia tyyliä vastaan väittämällä, ettei neutraaliin tyyliin kirjoitettu teksti voi olla kiinnostava tai persoonallinen. Tästä asiasta olen eri mieltä. Neutraali tyyli ei tarkoita tylsää ja tavanomaista, vaan tyyliä, jossa tekstin kieliasu ja sananvalinnat eivät vie lukijan huomiota pois itse asiasta. (Vrt. edelliset esimerkit! Ensimmäisessä esimerkissä lukija jää todennäköisesti ihmettelemään ikääntyneiden kokoa sen sijaan, että pohtisi vanhuspalveluiden riittävyyttä.)

2.     Kapulakieli 

Anja Alasilta kirjoittaa kapulakielestä mainiosti blogissaan. Sieltä löytyy myös hyviä vinkkejä kapulakielen kitkemiseen. Yksi yleisimpiä kapulakielisyyksiä on substantiivityyli, jossa kuvaileva verbi korvataan substantiivilla (siis esim. verbin –minen-muodolla). Myös sellaiset ilmaukset kuin suhteen, riippuen ja osalta pesiytyvät helposti kapulakieleen.

ALKUPERÄINEN:
Osaamiseen liittyy myös vanhenemisen tunteminen fyysisenä ilmiönä, ja esimerkiksi lääkehoidon vaikutuksen tuntemus suhteessa käyttäytymiseen.
MUOKATTU:
On hyvä tuntea vanhenemiseen liittyvät fyysiset muutokset ja tietää, miten esimerkiksi lääkkeet vaikuttavat käyttäytymiseen. 

3. Sanajärjestys

Suomen kielen sanajärjestys ei ole vapaa, vaikka joskus niin väitetäänkin. Sanajärjestyksellä ilmaistaan erilaisia vivahteita ja painotuksia ilman, että lauseen perusmerkitys muuttuu. Yleensä sanajärjestys on SVO eli subjekti, verbi ja objekti. Jos tätä järjestystä muuttaa, lause saa erilaisia painotuksia. Kummallinen painotus vie lukijan huomion helposti pois asiasta, minkä vuoksi sanajärjestykseen on syytä kiinnittää huomiota.

ALKUPERÄINEN:
Onneksi mahdollisuus ulkomaille töihin siirtymisessä on myös.
MUOKATTU:
Onneksi on mahdollisuus lähteä töihin myös ulkomaille.  

ALKUPERÄINEN:
Tavoitteet yhdistys- ja säätiöpohjaisilla nuorisokodeilla ovat usein samat ja lainsäädäntö ohjaa niitä samalla tavalla kuin kunnallisellakin puolella.
MUOKATTU:
Yhdistys- ja säätiöpohjaisilla nuorisokodeilla on usein samat tavoitteet kuin kuntienkin ylläpitämillä nuorisokodeilla. Lisäksi niitä kaikkia ohjaa sama lainsäädäntö.

4. Epäsymmetria 

Epäsymmetria tarkoittaa, että tekstissä rinnastetaan kaksi eri tyyppistä asiaa, esim. eri sanaluokkiin kuuluvia sanoja tai erilaisia verbimuotoja. Seuraavassa virkkeessä on monenlaista epäsymmetriaa, minkä vuoksi virke kaipaa perusteellista muokkausta:

ALKUPERÄINEN:
Ensikoti tukee perheitä, jotka painivat monien erilaisten ongelmien ja elämäntilanteiden kanssa; kuten esimerkiksi päihdeongelmat, yksinäisyys, maahanmuuttajaperheet, teiniäidit, synnytyksen jälkeinen masennus tai perheväkivalta.
MUOKATTU:
Ensikoti tukee perheitä, joilla on erilaisia ongelmia, kuten yksinäisyyttä, päihdeongelmia, synnytyksen jälkeistä masennusta tai perheväkivaltaa. Tukea tarjotaan tarvittaessa myös esimerkiksi maahanmuuttajaperheille tai teiniäideille. 

5. Epäselvä virke 

Selkeä kieli kertoo selkeästä ajattelusta. Jos kirjoittaja ei itsekään tiedä mitä ajatella, ei lopputuloksesta voi tulla kovin selkeää. Hyvä perusohje on, että jos teksti toimii ääneen luettuna, se toimii myös kirjoitettuna. Lue siis ääneen, mitä olet kirjoittanut; kuuntele ja maistele tekstiäsi. Jos et itsekään ymmärrä, mitä haluat sanoa, sitä eivät taatusti ymmärrä muutkaan. Teksti kannattaa AINA antaa opiskelukaverin/puolison/tyttöystävän/pikkuveljen luettavaksi ennen palautusta. Vaikka maallikko ei välttämättä osaa sanoa, mistä tekstin epäselvyys syntyy, hän kuitenkin tunnistaa epäselvät kohdat, joita voit sitten muokkailla erilaisten kirjoitusoppaiden avulla sujuvammiksi.

ALKUPERÄINEN:
Näin ollen pienen järjestön toiminnan ylläpitäminen on usein vaativampaa kuin julkisella sektorilla, sillä siellä virat ovat useammin sidottu työnantajaan työmuodon sijasta. Yhdistystoiminnassa sen kaikki toimijat antavat kasvonsa yhdistykselle jokaiseen suuntaan.

Esimerkki jää niin epäselväksi, että en edes yritä muokata sitä. Olen varma, että jos kirjoittaja olisi luetuttanut tekstinsä kaverillaan ennen palautusta, olisi tämäkin tekstipätkä tullut muokattua uuteen uskoon.

Netistä löytyy runsaasti apua kirjoittamiseen. Esimerkiksi Kielijelppi opastaa monenlaisessa kirjoittamisessa, Alivaltiosihteerin virallisessa kielikoulussa voit huoltaa kieltäsi ja Kotimaisten kielten keskuksen sivuilta voit tarkistaa uusimmat kielenhuollon ohjeet ja suositukset.