Supistetun ajan toiminnan maksukäytännöt

geralt

Kuva: geralt (pixabay.com)

Kotimaisten kielten keskus on tehnyt vuosien ajan loistavaa työtä saadakseen viranomaisteksteistä ymmärrettävämpiä. Valitettavasti Kotuksen ohjeet eivät ole vielä saavuttaneet kaikkia kaupunkeja – esimerkiksi jotkut kotikaupunkini viranomaisista näyttävät olevan autuaan tietämättömiä virkakielen karikoista. Tänään sain “varhaiskasvatuksen asiakasperheille” suunnatun kirjeen, jonka monimutkaisuus on vertaansa vailla. Virkamiehen huoneentaulun innoittamana olen listannut muutamia vinkkejä, joiden avulla kirjeestä saisi ymmärrettävämmän, selkeämmän ja vuorovaikutteisemman.

Miksi teksti tehdään?

Kirjoittajan pitää aina miettiä tekstinsä tarkoitus. Jos haluaa saada vastaanottajan tekemään jotakin, on annettava selkeitä ohjeita. Saamassani kirjeessä –  joka ilmeisesti on tarkoitettu ohjeistavaksi – ei ole yhtäkään käskymuodossa olevaa tee näin -lausetta. Sen sijaan kirje vilisee hämäriä passiivirakenteita, joissa kerrotaan “asiakasmaksun perusteena olevan tuntiportaan määräytymisestä”. Lisäksi kirjeessä käytetään etäännyttävää kolmatta persoonaa: “huoltaja varaa…”, “huoltajan tekemä hoitoaikailmoitus…” sen sijaan, että puhuteltaisiin vastaanottajaa suoraan (varaa, ilmoita, tee).

Lainaus kirjeestä:
“porras varataan koko toimintavuodeksi 1.8. – 31.7. Kuukausittaista tuntiporrasta voidaan kuitenkin tarkistaa ajalle 1.1.-31.7, mikäli huoltaja ilmoittaa muutoksesta 15.12. mennessä.”
“Ohjelmassa on mahdollista ilmoittaa vanhempien työstä, opiskelusta tai muista järjestelyistä johtuva lapsen säännöllinen vapaapäivä, jolloin lapsi ei käytä ko. päivänä lainkaan varhaiskasvatuspalvelua. Tällainen päivä merkitään ohjelmaan ennalta sovittuna vapaapäivänä, eikä päivä kuluta lapselle varattuja hoitotunteja.”

Muokattu ehdotus:
Y:n kaupunki on alkanut käyttää uutta hoitoaikajärjestelmää. Tässä kirjeessä saat ohjeet siitä, miten järjestelmä toimii.
1) Kirjaudu hoitoaikajärjestelmään osoitteessa XXX.fi.
2) Täytä hoitoaikalomake  joka kuukauden X päivään mennessä.
3) Ilmoita lomakkeella myös ne päivät, jolloin lapsenne ei tarvitse hoitoa.
jne.

Kenelle teksti on suunnattu?

Tekstin sanasto pitää valita sen mukaan, kenelle teksti on suunnattu. Monet kirjeessä vilisevät sanat (kuten “hoitoaikaperusteinen”, “tuntiporras”, “hoitoaikaporras” tai “maksuporras”) saattavat olla viranomaisille täysin selviä, kun taas tavallinen lukija putoaa portailta aika nopeasti. Huomiota herättävät myös kirjeen kapulakieliset ilmaukset. Sen sijaan, että puhuttaisiin hoidossa olevasta lapsesta, puhutaankin “varhaiskasvatuspalveluita käyttävästä lapsesta”. Viranomaisen näkökulmasta teksti saattaa tuntua neutraalilta, mutta lukijalle kirje herättää etäisen ja tylyn sävyn (“mahdollisia käyttämättä jääneitä tunteja ei hyvitetä”). Asiallinen teksti ottaa huomioon vastaanottajan näkökulman. Koska kyseessä on kirje, olisi tekstissä voinut hyödyntää kirjeelle tyypillisiä rakenteita. Mukana olisi voinut olla alku- ja lopputervehdys sekä suoria persoonallisia viittauksia vanhempien elämäntilanteeseen, esim.

Aloitus:
Tervehdys täältä varhaiskasvatusvirastosta!

Lapsenne on syksyllä mukana päiväkodissa/esikoulussa. Jotta hoitopäivät sujuisivat perheenne kannalta mahdollisimman sujuvasti, olemme koonneet tähän kirjeeseen ohjeita…

 Lopetus
Mukavaa syksyn jatkoa!

Mitä tekstistä voisi jättää pois?

Kirjeen teksti vaikuttaa enemmän muistilistalta viranomaiselle itselleen kuin ohjeistukselta vanhemmille. Taustatiedot ja asioiden väliset kytkennät eivät käy ilmi, vaan teksti poukkoilee hämmentävän epäloogisesti aiheesta toiseen. Lisäksi kirjeessä annetaan vastaanottajan näkökulmasta ylimääräistä tai peräti turhaa tietoa ammattislangilla, jonka merkitys ei aukea tavalliselle lukijalle. Esimerkiksi keskellä kirjettä on kolmen rivin mittainen kappale, jossa kerrotaan “sijoituspäätöksestä” ja “ohjelmasta” ilman, että kumpaakaan käsitettä on mainittu kertaakaan aiemmin.

Lainaus kirjeestä:
“Jos lapsen sijoituspäätös alkaa kuluvaa kuukautta seuraavan kuukauden puolella, on ohjelmassa siirryttävä ko. kuukauteen näytön oikeassa ylälaidassa olevaa nuolta klikkaamalla. Muuten näytöllä on näkyvissä teksti, ettei tietoja löydy.”

Puhutaanko tässä nyt lastensuojeluun liittyvästä sijoituksesta vai normaalista päiväkotipaikasta? Entä mistä löytyy mystinen ohjelma, joka väärän klikkauksen jälkeen ilmoittaa, “ettei tietoja löydy”?

Hyvä perusohje viranomaiselle on: lyhennä aina, kun voit. Usein havainnolliset kaaviot, kuviot ja luettelot toimivat paremmin kuin pitkät sanalliset selvitykset.

***

Hyvä viranomaisteksti on selkeä, ymmärrettävä ja tilanteeseen sopiva. Lisäksi se ottaa lukijan huomioon niin, että viranomaistekstin luettuaan lukija tietää, mitä tehdä. Luulenpa, että “varhaiskasvatuksen asiakasperheistä” yksikään ei tämän kirjeen luettuaan tiedä, mitä häneltä odotetaan.

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s